Remote working atau bekerja secara jarak jauh adalah sesuatu yang kini mulai menjadi kebiasaan baru dan lumrah dilakukan oleh banyak orang sejak pandemi Covid-19. Salah satu jenis media komunikasi yang biasa digunakan untuk berkoordinasi dan meeting bersama tim atau klien adalah video conference.
Saat ini seluruh fitur video conference atau konferensi video dapat menggantikan pertemuan tatap muka dalam jumlah besar seperti pembelajaran di sekolah, perkuliahan, hingga rapat koordinasi kerja.
Bagi Anda yang berkaitan erat dengan video conference untuk melaksanakan kepentingan sehari-hari, tentu perlu mengetahui beberapa tips video conference agar maksimal.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat sedang melakukan video conference, namun banyak orang yang masih banyak mengabaikannya. Berikut Caldera telah merangkum 6 tips video conference yang wajib kamu ketahui.
1. Pastikan Mendapat Pencahayaan yang Baik
Tips video conference yang pertama adalah mengatur sistem pencahayaan, pencahayaan sangat penting dalam video call atau video conference. Jika terlalu sedikit cahaya atau sumber cahaya lampu di sekitar Anda, kualitas gambar yang ditampilkan dari kamera akan terlihat kurang jelas.
Jika terlalu banyak cahaya atau lampu mengarah ke kamera pun akan sulit bagi audiens untuk melihat anda. Tidak harus membeli pencahayaan khusus seperti ring light, Anda dapat menggunakan lampu dan cahaya dari jendela di ruangan sebagai pencahayaan.
2. Gunakan Latar Dinding yang Sesuai
Saat kita melakukan video conference, latar belakang biasanya luput dari perhatian. Saat kamera dinyalakan, terkadang kita masih mengenakan latar dari acara sebelumnya atau sudut tempat yang berantakan. Maka carilah tempat dengan latar yang bagus dan rapi ketika melakukan video conference. Selain itu periksa latar belakang yang digunakan, apakah sesuai dengan jenis acara video conference atau tidak.
3. Jangan Tergesa-gesa
Tips video conference berikutnya adalah dengan tidak tergesa-gesa, karena tergesa-gesa akan membuat suasana video conference tidak kondusif.
Hal ini sejalan dengan saran dari Susan Colaric, asisten wakil presiden Teknologi Instruksional di Saint Leo University dalam Mindmeister. Ia mengungkapkan bahwa meeting online seharusnya berjalan lebih lambat dibandingkan dengan rapat biasa, karena komunikasi dapat tertunda dua hingga tiga detik akibat sistem internet.
4. Dapatkan Feedback dari Audiens
Tips video conference yang keempat adalah mendapatkan feedback dari audiens. Feedback dari audiens setelah video conference dapat membantu sebagai bentuk evaluasi kegiatan.
Hal ini sangat penting dalam video conference, karena topik pembicaraan yang disampaikan secara jarak jauh dalam bentuk audiovisual akan sulit untuk dipahami. Anda dapat menanyakan feedback kepada audiens secara langsung ataupun menggunakan media survei online seperti Google Form.
5. Pastikan Audio Berfungsi dengan Baik
Tips video conference yang paling penting dalam memaksimalkan video conference adalah kualitas audio. Audio menjadi aspek penting saat melakukan video conference, apalagi membahas tentang pekerjaan.
Pastikan audio perangkat yang digunakan berfungsi dengan baik dan jangan lupa untuk melakukan tes panggilan dengan temanmu terlebih dahulu jika perlu. Untuk mendapatkan suara yang sangat jernih saat melakukan aktivitas video conference, disarankan menggunakan headset ataupun headphone yang dibekali mikrofon internal.
6. Melihat Kamera Saat Berbicara
Tips video conference yang terakhir untuk memaksimalkan video conference adalah melihat ke arah kamera ketika berbicara. Dengan melihat ke arah kamera, Anda akan terlihat lebih interaktif ketika melakukan video conference.
Kebanyakan orang akan menatap ke arah layar, yang akan menghasilkan tampilan mereka tampak seperti melihat ke bawah. Oleh karena itu, arahkan fokus tatapan pada kamera sehingga Anda terlihat seperti sedang melakukan kontak mata kepada para rekan meeting online.
Pada akhirnya, melakukan meeting video conference tidak jauh berbeda dengan melakukan pertemuan langsung. Bila ada gangguan selama video conference, ketahuilah bahwa tidak masalah jika konferensi video anda tidak berjalan mulus sesuai rencana.
Terkadang akan ada kebisingan latar belakang yang tidak dapat Anda hindari, dapat berasal dari anggota keluarga atau hewan peliharaan.
sumber:
https://www.upwork.com/resources/video-conferencing-etiquette
https://eraspace.com/artikel/post/5-tips-memaksimalkan-meeting-online-dengan-menggunakan-webcam
https://glints.com/https://glints.com/blog/12-tips-sukses-menjalankan-meeting-online-secara-efektif
